Como posso colocar uma mensagem automática no WhatsApp Business?

 

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business

Configurar o WhatsApp Business para enviar mensagem automática é útil para automatizar respostas da sua empresa; saiba o que é mensagem automática e como colocar no app

Por 

Anna Kellen Bull 

e 

Helito Beggiora 

para o TechTudo

28/08/2023 10h12  Atualizado há 2 horas

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business — Foto: Gisele Souza/TechTudo

Colocar mensagem automática no WhatsApp Business é um procedimento simples e muito útil para contas comerciais no mensageiro. A versão empresarial da rede social mais popular do Brasil possui ferramentas para automatizar respostas. É possível configurar uma mensagem automática de boas vindas ou ausência e ainda criar atalhos rápidos para respostas padrão. Para usar o aplicativo, não é necessário possuir um CNPJ ou pagar taxas.

Confira, no passo a passo a seguir, como configurar as ferramentas para colocar mensagem automática no WhatsApp Business. O app está disponível para usuários de Android e iPhone (iOS), além da versão para PC (o WhatsApp Web).

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Aprenda a criar e configurar o perfil no WhatsApp Business — Foto: Helito Bijora/TechTudo

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1. Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo Android

Para configurar mensagem automática no WhatsApp Business pelo Android, confira o passo a passo abaixo:

Passo 1. Abra o WhatsApp Business e toque sobre o botão de "Ferramentas", no canto inferior direito da tela. Em seguida, clique em "Mensagem de saudação";

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo Android — Foto: Reprodução/Anna Kellen Bull

Passo 2. Ative a opção "Enviar mensagem de saudação". Vá em "Mensagem de saudação" e toque no ícone de lápis para mudar o conteúdo padrão;

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo Android — Foto: Reprodução/Anna Kellen Bull

Passo 3. Em seguida, digite o texto desejado e toque em "OK". Toque em "Destinatários e escolhe entre "Todos", "Todos, exceto meus contatos", "Todos, exceto..." ou "Somente...". Selecione a opção desejada e, por fim, toque em "Salvar";

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo Android — Foto: Reprodução/Anna Kellen

Passo 4. Voltando às ferramentas de conversa, toque em "Mensagem de ausência". Ative o recurso em "Enviar mensagem de ausência" e toque sobre o ícone do lápis para editar o texto padrão;

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo Android — Foto: Reprodução/Anna Kellen

Passo 5. Digite a mensagem desejada e toque em "OK". Em "Horário", escolha quando deseja mandar a mensagem entre "Enviar sempre", "Horário programado" ou "Fora do horário de atendimento". Em destinatários, é necessário optar para quem você quer disparar o conteúdo. Agora, toque em "Salvar";

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo Android — Foto: Reprodução/Anna Kellen

Passo 6. Em "Respostas rápidas", você pode criar atalhos para enviar mensagens padrão. Toque sobre o "+", no canto inferior direito da tela, para criar um novo atalho. Ou clique em "obrigado" para mudar a mensagem padrão. Em seguida, troque o conteúdo em "Atalho" e na seção "Mensagem de resposta". Finalize clicando em "Salvar";

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo Android — Foto: Reprodução/Anna Kellen

Passo 7. Na tela de bate-papo, basta digitar "/" e selecionar a resposta rápida. O texto será preenchido e poderá ser enviado normalmente.

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business — Foto: Reprodução/Anna Kellen

Pronto! Aproveite as dicas para criar respostas automáticas e atalhos para mensagens no WhatsApp Business.

2. Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo iPhone

Para configurar uma mensagem automática no WhatsApp Business pelo iPhone (iOS), siga o procedimento descrito a seguir:

Passo 1. Toque no ícone do WhatsApp Business na tela inicial do seu iPhone para abrir o aplicativo. No canto inferior da tela, toque na opção "Ferramentas" para acessar as configurações do app. Dentro dessa seção, você encontrará o campo "Ferramentas de mensagem". Ali, é possível escolher as seguintes configurações:

• Mensagem de Saudação: você verá uma opção para configurar a "Mensagem de Saudação". Essa é a mensagem automática que será enviada aos clientes quando eles entrarem em contato pela primeira vez. Toque na opção "Mensagem de Saudação" para editá-la;
• Mensagem de Ausência: além da mensagem de saudação, você também pode configurar uma mensagem de ausência que será enviada aos clientes quando estiver fora do horário de atendimento. Toque na opção "Mensagem de Ausência" para configurar essa mensagem;
• Respostas rápidas: é possível criar atalhos para enviar mensagens padrão.

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo iPhone — Foto: Reprodução/Anna Kellen Bull

Passo 2. Em nosso exemplo, usamos "Mensagem de ausência". Após clicar na opção, toque na engrenagem para ativar o recurso e, em seguida, configure o horário e destinatários para os quais deseja enviar a mensagem. Selecione "Mensagem" para mudar o conteúdo;

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo iPhone — Foto: Reprodução/Anna Kellen Bull

Passo 3. Por fim, basta digitar a mensagem automática desejada e finalizar em "Salvar".

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business pelo iPhone — Foto: Reprodução/Anna Kellen Bull

3. Como programar o horário de atendimento WhatsApp Business?

O WhatsApp Business permite que você configure o horário de atendimento para informar aos seus clientes quando sua empresa está disponível para responder às mensagens. Isso ajuda a gerenciar as expectativas dos clientes e a evitar frustrações quando eles não recebem uma resposta imediata fora do horário de funcionamento. Nas linhas abaixo, confira como você pode programar o horário de atendimento no WhatsApp Business:

1. Abra o WhatsApp Business no seu dispositivo e acesse as configurações. Para isso, toque no ícone de três pontos verticais no canto superior direito da tela para acessar o menu de "Ferramentas Comerciais";
2. Dentro do menu de ferramentas comerciais, você encontrará a opção "Perfil Comercial". Toque nessa opção para prosseguir;
3. Agora, você deve clicar no ícone de edição do campo "Horário de Atendimento";
4. Nesse menu, confira o campo "Horário". Você terá a opção de configurar o horário de atendimento da sua empresa. Geralmente, você pode definir os dias da semana e os horários específicos em que sua empresa está disponível para responder às mensagens;
5. Depois de definir o horário de atendimento, certifique-se de salvar suas configurações.

Adicionando horário de funcionamento no WhatsApp Business — Foto: Reprodução/Helito Bijora

4. O que é mensagem automática e para que serve?

Uma mensagem automática no WhatsApp Business é uma resposta predefinida que uma empresa pode configurar para ser enviada automaticamente a seus clientes quando eles entram em contato por meio do WhatsApp. Essas mensagens automatizadas são projetadas para melhorar a eficiência e a experiência do atendimento ao cliente.

O conteúdo permite que as empresas forneçam respostas rápidas e relevantes mesmo quando não estão disponíveis para responder imediatamente. As mensagens automáticas podem ser utilizadas para diversos objetivos, como:

• Saudação inicial: quando um cliente inicia uma conversa com a empresa pela primeira vez, uma mensagem automática de saudação pode ser enviada para dar as boas-vindas, informar sobre os serviços ou produtos oferecidos e fornecer orientações sobre como proceder;
• Fora do horário comercial: quando a empresa está fora do horário de atendimento, uma mensagem automática pode ser configurada para informar aos clientes que suas mensagens serão respondidas assim que possível;
• Respostas a perguntas frequentes: as empresas podem configurar mensagens automáticas para responder a perguntas frequentes, economizando tempo para ambas as partes e fornecendo informações importantes de maneira rápida;
• Confirmação de pedido: após um cliente fazer um pedido, uma mensagem automática pode ser enviada para confirmar os detalhes do pedido, prazo de entrega estimado e outras informações relevantes;
• Redirecionamento: mensagens automáticas também podem ser usadas para direcionar os clientes para recursos adicionais, como links para o site da empresa, redes sociais ou outras formas de contato;
• Agradecimento: após a conclusão de uma interação ou uma compra, uma mensagem automática de agradecimento pode ser enviada para expressar gratidão pelo negócio e fornecer informações adicionais, se necessário;
• Campanhas de marketing: as mensagens automáticas podem ser utilizadas para informar os clientes sobre promoções, descontos ou eventos especiais.

Acesso às ferramentas comerciais do aplicativo WhatsApp Business — Foto: Reprodução/Gisele Souza

5. Cuidados necessários ao criar mensagem automática

Vale ressaltar que o uso adequado das mensagens automáticas é importante para não sobrecarregar os clientes com respostas genéricas ou excessivas no WhatsApp Business. Use as mensagens automáticas com moderação. Evite incomodar os clientes com uma enxurrada de mensagens automáticas em uma única interação.

É essencial manter um equilíbrio entre a automação e o atendimento personalizado, especialmente quando as consultas dos clientes requerem assistência mais específica. Sempre que possível, forneça uma maneira de as pessoas entrarem em contato com um atendente humano, mesmo durante a interação automatizada. Isso pode ser feito por meio de um botão de "Falar com um Atendente" ou algo semelhante.

Certifique-se de que suas mensagens automáticas sejam claras, diretas e relevantes para o contexto. Evite linguagem confusa ou excessivamente formal. As mensagens devem ser fáceis de entender e responder à pergunta ou necessidade do usuário.

Assista ao vídeo a seguir e saiba como colocar mensagem automática no WhatsApp